September 2016

RANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PERCETAKAN PADA CV. HIJAU NATURAL

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Di dalam perkembangan dunia usaha, persaingan antar usaha bisnis baik barang maupun jasa berlangsung ketat. Perusahaan tersebut bersaing untuk merebut pangsa pasar. Usaha bisnis tidak hanya didirikan untuk beberapa saat saja tetapi untuk jangka waktu yang sangat panjang, sehingga keuntungan yang leih besar akan dapat diperoleh dari kegiatan bisnis tersebut.

CV. HIJAU NATURAL merupakan perusahaan yang bergerak di bidang percetakan. Perusahaan ini berlokasi di Jalan Mawar Dalam No.3B, Ciputat – Tangerang 15413. CV. HIJAU NATURAL mengalami kemajuan hal ini dapat dilihat dari banyaknya pemesanan percetakan yang meningkat.

Banyak faktor yang menunjang kemajuan suatu usaha, diantaranya kecepatan manajemen organisasi didalam mengambil keputusan, sistem informasi yang menunjang, dan laporan dari sistem tersebut yang menghasilkan data berupa informasi penjualan, pemesanan dan pembayaran.

Menyadari pentingnya hal tersebut, penulis ingin melakukan perubahan pada sistem informasi penjualan jasa percetakan, pemesanan, pembayaran, pengiriman dan penagihan termasuk pengelolaan data – data pada perusaahaan yang pencatatannya masih dicatat pada surat pesanan yang masih manual dan dengan sistem yang belum terkomputerisasi. Sehingga dalam pengerjaannya timbul masalah yang harus segera diatasi. Sistem ini dirancang agar dapat memperlancar serta mempermudah proses pengelolaan data.

Dengan mengetahui kelemahan sistem yang ada pada CV. HIJAU NATURAL maka untuk menyusun penulisan kuliah kerja praktek ini penulis mengambil judul “RANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PERCETAKAN PADA CV. HIJAU NATURAL”.

2. Masalah

Permasalahan yang ada pada CV. HIJAU NATURAL saat ini masih melakukan kegiatan kerjanya dengan menggunakan cara manual. Hal ini sering menimbulkan masalah sebagai berikut :

a) Terjadi kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan jumlah pesanan percetakan karena penyimpanan tempat dokumentasi yang tidak ada.

b) Proses pencarian data pelanggan dan data History pemesanan saat diperlukan, mengalami kesulitan dalam pencarian dokumen.

c) Penyajian laporan yang terlambat dan tidak tepat waktu, serta keakuratan data yang diperoleh masih terdapat kesalahan – kesalahan pencatatan, sehingga informasi yang disampaikan kepada pemilik sering tidak tepat waktu.

3. Tujuan Penulisan

Adapun maksud dan tujuan dari pembuatan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :

a) Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi Strata 1 pada “Universitas Budi Luhur” Jakarta.

b) Belajar menerapkan teori – teori yang telah didapat selama dibangku kuliah dan membandingkan dengan kenyataan dilingkungan masyarakat.

c) Mempercepat kinerja dalam hal pencatatan data sehingga memperkecil terjadinya kehilangan data.

d) Memperbaiki penyimpanan data.

e) Membantu dan mempermudah dalam proses pencarian data pelanggan dan data history pemesanan.

4. Ruang Lingkup / Batasan Masalah

Ruang lingkup atau batasan masalah yang akan dibahas penulis pada CV. HIJAU NATURAL yaitu:

a) Hanya membahas proses pemesanan, pembayaran, pengiriman, penagihan pada CV. HIJAU NATURAL.

b) Adapun bagian yang terlibat di dalam sistem adalah bagian staff pemesanan dan pemilik.

5. Metode Penelitian

Untuk memperoleh data – data yang diperlukan dalam penyusunan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini, penulis mengumpulkan data melalui 3 metode yaitu :

a) Pengamatan (observasi)

Mengumpulkan data – data yang dibutuhkan terutama dalam menggambarkan gambaran umum dari kegiatan, sekaligus sebagai saran untuk melakukan studi selanjutnya dengan Interview. Selain itu, untuk melengkapinya penulis melakukan pencarian data yang diperoleh dengan cara mempelajari diktat – diktat, catatan – catatan, internet, jurnal, tulisan ilmiah dan bahan – bahan lainnya yang relevan dengan penulisan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini.

b) Wawancara (interview)

Mengumpulkan data – data yang dibutuhkan dengan cara mewawancarai langsung pegawai yang menjadi pembimbing bagi penyusunan KKP ini.

c) Pengelompokan Dokumentasi

Mengumpulkan data – data di CV. HIJAU NATURAL tempat dilaksanakannya riset.

BAB II

LANDASAN TEORI

1. Konsep Dasar Sistem

Dalam menyusun dan merancang sistem informasi terdapat beberapa konsep yang dapat dijadikan sebagai acuan dan landasan, dimana konsep-konsep tersebut merupakan teori yang berhubungan dengan perancangan sistem informasi serta pemecahan masalah yang ada.

Berikut ini penjelasan lebih lanjut mengenai sistem:

a) Pengertian Sistem

Menurut Indrajani (2011:48) mengungkapkan :

Sistem secara sederhana dapat didefinisikan sebagai kelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu persatuan. Konsep umum sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.

Definisi sistem menurut para ahli adalah sebagai berikut :

1) Gordon B. Davis (2012)

Menurutnya, sistem bisa berupa abstrak atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling bergantung. Sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan.

2) Sutarman (2012)

Menurutnya, Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama.

3) Kadir (2011)

Menurutnya, Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.

4) Tata Sutabri (2012)

Menurutnya, Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain, dan terpadu.

5) Yakub (2012)

Menurutnya, Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu.

6) Moekijat (2011)

Menurutnya, Sistem adalah setiap sesuatu terdiri dari obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata kaitan dan bertata hubungan satu sama lain, sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan satu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu.

Syarat- syarat sistem adalah :

a) Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.

b) Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

c) Adanya hubungan diantara elemen sistem.

d) Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi, dan material) lebih penting dari elemen sistem.

e) Tujuan organisasi lebih penting daripada tujuan elemen.

b) Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

1) Komponen (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi untuk membentuk suatu kesatuan, dapat berupa satu subsistem-subsistem ataupun bagian-bagian dari sistem untuk menjalani fungsi tertentu dan mempengaruhi proses secara keseluruhan.

2) Batasan Sistem (Boundary)

Batasan sistem adalah daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem lainnya, dan dapat pula menunjukkan ruang lingkup dari sistem.

3) Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar sistem adalah sesuatu di luar batasan sistem yang dapat mempengaruhi jalannya operasi sistem. Dalam rekayasa sistem informasi, lingkungan disebutkan sebagai sumber atau tujuan yang berupa objek dapat memberikan masukan atau menerima keluaran dari sistem.

4) Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media antara subsistem lainnya yang merupakan sumber daya mengalir diantara subsistem-subsistem.

5) Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem adalah energi ke dalam sistem yang dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal.

6) Keluaran Sistem (Output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang di olah menjadi sesuatu yang berguna dan dapat pula menjadi sisa yang tidak berguna.

7) Pengolahan Sistem (Process)

Pengolahan sistem adalah bagian dari sistem yang melakukan pengolahan energi masukan sehingga menghasilkan keluaran.

8) Sasaran Sistem (Objektif)

Sasaran adalah hasil yang ingin di capai oleh sistem, sehingga suatu sistem pasti memiliki tujuan atau sasaran. Sasaran sistem akan sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem.

Dalam pengembangan sistem informasi terdapat beberapa tahapan, diantaranya :

a) Kebijakan dan perencanaan sistem

b) Analisa sistem

c) Desain sistem secara umum

d) Desain sistem secara rinci

e) Seleksi sistem

f) Implementasi sistem

g) Perawatan sistem

Dari tahapan-tahapan pengembangan sistem tersebut yang utama adalah Analis sistem, Desain sistem, dan Implementasi sistem

c) Klasifikasi Sistem

Menurut Yakub (2012), pada buku Pengantar Sistem Informasi, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangnya :

1) Sistem tak tentu (probabilistic system), adalah suatu sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Sistem arisan merupakan contoh probabilistic system karena sistem arisan tidak dapat diprediksi dengan pasti.

2) Sistem abstrak (abstract system), adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem teologia yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dengan Tuhan merupakan contoh abstract system.

3) Sistem fisik (physical system), adalah sistem yang ada secara fisik, sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi, sistem sekolah, sistem transportasi merupakan contoh physical system.

4) Sistem tertentu (deterministic system), adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, interaksi antara bagian pusat dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Sistem komputer sudah diprogramkan, merupakan contoh deterministic system karena program komputer dapat diprediksi dengan pasti.

5) Sistem tertutup (close system), adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung terisolasi.

6) Sistem terbuka (open system), adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Sistem perdagangan merupakan contoh open system, karena dapat dipengaruhi oleh lingkungan.

2. Konsep Dasar Informasi

a)Pengertian Informasi

Gordon B. Davis (2012) mengungkapkan bahwa :

“informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyaiarti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang”.

b)Kualitas Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012) Kualitas informasi tergantung dari tiga hal yaitu seperti yang dijelaskan berikut ini, informasi yang dihasilkan harus :

1) Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jalan mencerminkan maksudnya.

2) Tepat Waktu (Timeliness)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Didalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai. Bila informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan hal itu dapat berakibat fatal bagi perusahaan.

3) Relevan (Relevan)

Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya. Di samping karakteristik, nilai informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.

3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012) Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu.

Sistem informasi memiliki enam buah komponen, komponen-komponen tersebut terdiri dari:

a) Komponen Masukan (Input)

Input merupakan data yang masuk kedalam sistem informasi. Komponen ini perlu ada karena merupakan bahan dasar pengolahan informasi. Sistem Informasi tidak akan dapat menghasilkan jika tidak mempunyai komponen input.

b) Komponen Model

Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi berasal dari data yang diambil dari basis data yang diolah lewat suatu model-model tertentu.

c) Komponen Keluaran (Output)

Produk dari sistem informasi adalah output. Berupa informasi yang berguna bagi para pemakainya. Output merupakan komponen yang harus ada di sistem informasi. Output dari sistem informasi dibuat dengan menggunakan data yang ada di basis data dan diperoses menggunakan model tertentu.

d) Komponen Teknologi (Technology)

Teknologi merupakan komponen yang penting di sistem informasi. Tanpa adanya teknologi yang mendukung, maka sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi yang tepat waktu.

e) Komponen Basis Data

Basis data adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, data tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

f) Komponen Pengendalian (Control)

Komponen kontrol juga merupakan yang penting dan harus ada disistem informasi. Komponen kontrol ini digunakan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi merupakan informasi yang akurat.

4. Konsep Dasar Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Obyek

Menurut Jogiyanto (1995) Analisis sistem adalah penguraian suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Adapun langkah-langkah dalam analisa sistem (system analysis) adalah sebagai berikut :

a) Analisa Pendahuluan

Dalam analisa pendahuluan ini dilakukan pengumpulan informasi untuk memperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai tempat yang akan kita analisa. Untuk ini analis sistem mengambil lembar kerja untuk mengumpulkan informasi yang dikumpulkan dalam analisa pendahuluan. Dari studi pendahuluan ini dapat diperoleh hasil pemahaman sistem secara awal, perkiraan biaya yang dibutuhkan dan waktu yang diperlukan untuk pengembangan sistem tersebut.

b) Studi Kelayakan

Setelah studi pendahuluan dilakukan, langkah berikutnya adalah melakukan studi kelayakan (feasibility study). Manfaat dari studi ini adalah peningkatan pengambilan keputusan manajemen, manfaat peningkatan kepuasan pelanggan, manfaat dari segi ekonomis dan manfaat-manfaat lain sebagainya.

c) Mengidentifikasi permasalahan dari kebutuhan pemakai

Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasikan masalah di sistem lama supaya dapat diperbaiki di sistem yang baru. Mengidentifikasi masalah dapat dilakukan dengan mengidentifikasikan penyebab masalah yang merupakan sumber dari permasalahan yang harus diperbaiki. Pelaksanaan analisa sistem dirancang oleh analis sistem dalam suatu dokumen tertulis yang disebut usulan pelaksanaan sistem. Maksud dihasilkannya dokumen tertulis tersebut adalah untuk mempertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem mengenai pekerjaan pengembangan sistem yang akan dilaksanakan oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.

d) Memahami sistem yang ada

Setelah diketahui sumber dan tempat permasalahannya, langkah selanjutnya adalah memahami sistem yang ada untuk mendapatkan data dan menganalisis permasalahannya. Memahami sistem yang ada dapat dilakukan dengan melakukan penelitian untuk mendapatkan data tentang sistem yang ada.

Penelitian dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1) Menentukan jenis penelitiannya, apakah berupa wawancara, observasi, survei atau pengambilan sampel. Wawancara ini dilakukan dalam rangka mendapatkan data dan informasi dalam bentuk tanya jawab kepada beberapa karyawan yang ditunjuk dan mengetahui tentang obyek penelitian. Observasi diperlukan untuk melihat secara langsung ke lokasi penelitian, survei atau pengambilan sampel diperlukan bila memang dibutuhkan data konkrit tentang lokasi penelitian untuk diujikan.

2) Merencanakan jadwal penelitian

3) Membuat penugasan penelitian

4) Melakukan hasil penelitian

5) Mengumpulkan hasil penelitian

e) Menganalisis hasil penelitian

Setelah penelitian dilakukan dan hasil penelitian dikumpulkan langkah selanjutnya adalah menganalisis hasil penelitian tersebut. Menganalisis penelitian terdiri dari menganalisis kelemahan sistem yang lama dan menganalisis kebutuhan informasi pemakai. Menganalisis kelemahan sistem yang lama dimaksudkan untuk menemukan penyebab sebenarnya permasalahan-permasalahan yang terjadi yang menyebabkan sistem yang lama tidak berfungsi dengan baik. Menganalisis kebutuhan informasi pemakai perlu dilakukan untuk menghasilkan informasi yang relevan.

f) Perancangan Berorientasi Objek

Tujuan merancang sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Merancang sistem merupakan persiapan dari perancangan terinci. Perancangan mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci.

Perancangan terinci bertujuan untuk pemograman komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasikan sistem. Tahap perancangan sistem dilakukan setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan dan hasil analisa disetujui oleh manajemen.

Komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemogram. Komponen sistem informasi yang dirancang adalah model, input, output, teknologi, kontrol, dan database.

5. Konsep Dasar Perancangan Sistem

Setelah tahap analisa sistem adalah tahap perancangan sistem (system design). Tahap perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu sebagai berikut :

a) Memberikan gambaran secara umum tentang kebutuhan informasi kepada pemakai sistem secara logika.

b) Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun kepada pemrograman komputer dan ahli teknik lainnya.

Dalam suatu perancangan sistem informasi terdiri dari rancangan komponen-komponen.

Komponen-komponen ini dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user atau pemakai. Secara umum sebagai berikut :

a) Perancangan Model

Rancangan model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk fisik dan model logika. Bagan alur sistem merupakan alat yang tepat untuk menggambarkan sistem fisik. Model logika dari sistem informasi lebih menjelaskan pada user, bagaimana nantinya fungsi-fungsi dari sistem informasisecara logika akan bekerja. Model logika akan digambarkan dengan menggunakan sequence diagram.

b) Perancangan Keluaran

Keluaran merupakan produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Istilah keluaran dapat terdiri dari berbagai jenis. Yang dimaksud keluaran dari rancangan sistem ini adalah keluaran yang berupa tampilan di media kertas atau layar komputer.

c) Perancangan Masukan

Alat masukan dapat dikategorikan ke dalam 2 golongan yaitu alat input langsung dan alat input tidak langsung. Alat input langsung berupa alat yang langsung dihubungkan ke CPU (central processing unit) sedang alat masukan tidak langsung adalah alat yang tidak langsung dihubungkan ke CPU.

d) Perancangan Basis Data

Basis data merupakan kumpulan dari data yang berhubungan satu dengan yang lainnya. Data tersebut tersimpan di simpanan luar komputer dan dipergunakan perangkat lunak (software) untuk menampilkannya.

6. Definisi Basis Data

Basis data (database) adalah kumpulan data (elementer) yang secara logika berkaitan dalam merepresentasikan fenomena atau fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi pada sistem tertentu. (Hariyanto 2008:112).

Basis data mendeskripsikan state organisasi atau perusahaan sistem. Saat satu kejadian muncul di dunia nyata mengubah state organisasi atau perusahaan maka satu perubahan harus dilakukan terhadap data yang disimpan di basis data.Basis data merupakan komponen utama sistem informasi karena semua informasi untuk pengambilan keputusan berasal dari basis data. Di dalam basis data terdapat :

File, merupakan kumpulan record-record yang sejenis yang saling mempunyai panjang elemen sama, atribut yang sama, namun berbeda dengan valuenya.

a) Record, yaitu kumpulan field-field yang saling berhubungan.

b) Field dan Attribute, yaitu elemen record yang dipakai untuk menemukan record tersebut pada waktu akses.

Atribut kunci terdiri dari :

a) Candidate Key ialah field-field yang menjadi determinant yang dapat dipakai menjadi primary key.

b) Primary Key ialah key yang paling umum digunakan untuk mengidentifikasi secara unik setiap instansi dari entitas.

c) Secondary Key ialah field yang mengidentifikasikan sebuah record dalam file tapi tidak bersifat unik.

d) Alternative Key ialah candidate key yang tidak pernah menjadi primary key.

e) Composite Key ialah Key yang terdiri dari beberapa field, dimana field-field bila berdiri sendiri tidak menjadi identitas record, tetapi bila dirangkaikan menjadi kesatuan akan dapat mengidentifikasikan secara unik.

f) Foreign Key suatu primary key dari suatu entitas yang digunakan di entitas yang lain untuk mengidentifikasi instansi dari suatu hubungan (relationship).

7. Definisi Percetakan

Percetakan adalah sebuah proses industri (baik dilakukan oleh industry berskala kecil maupun besar) untuk memproduksi secara massal tulisan dan gambar, terutama dengan tinta diatas kertas menggunakan sebuah mesin cetak. Percetakan juga merupakan sebuah bagian penting dalam penerbitan dan percetakan transaksi. Disamping itu, percetakan pun tidak hanya focus pada cetak saja secara kasat mata, tetapi disana mencakup berabagai teknik dan jenis kegiatan yang dilakukan, seperti desain, penempatan warna yang tepat, pengukuran jenis kertas, dan lain sebagainya. (Muhammad Syahid,2014)

8. Teori Administrasi

Administrasi merupakan keseluruhan dari rangkaian-rangkaian kegiatan yang memiliki aturan dan terdiri dari beberapa orang yang terlibat didalamnya. Sebagian besar literatur memang menggunakan atau menyebut istilah administrasi ini sebagai administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran. Adapun kata administrasi berasal dari Bahasa Yunani yaitu administrare yang artinya pengabdian atau pelayanan. Terdapat dua pengertian administrasi yaitu dsalam pengertian yang sempit, administrasi ialah suatu kegiatan penyusunan dan pencatatan sebuah data dan informasi dengan sistematis yang bertujuan untuk menyediakan berabagai keterangan dan juga memudahkan untuk memperoleh kembali atau keseluruhan. Sedangkan dalam arti yang luas, administrasi adalah suatu kegiatan berkaitan dengan kerja sama yang dilakukan oleh suatu kelompok berdasarkan pembagian tugas atau kerja dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki untuk menggapai tujuan tertentu. Untuk lebih jelasnya dapat kita simak berikut ini pengertian administrasi menurut beberapa ahli.

Administrasi menurut beberapa ahli.

1) Soewarno handayaningrat

Mengungkapkan bahwa administrasi adalah kegiatan ketatausahaan yang terdiri dari berbagai kegiatan seperti pembukuan baik perhitungan, pencatatan atau lainnya dengan tujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan dalam arti yang sempit, menurutnya administrasi merupakan kegiatan catat mencatat atau pembukuan, surat menyurat atau lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.

2) The Liang Gie

Administrasi merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan suatu kelompok berkenaan dengan hubungan kerjasama dalam mencapai tujuan tertentu.

9. Teknologi Yang Digunakan

a) MYSQL

MySQL (My Structure Query Language) atau yang biasa dibaca “mai-se-kuel” adalah sebuah program berbasis DOS yang bersifat open Source, artinya siapa saja boleh menggunakannya dan tidak di cekal. MySQL adalah produk yang berjalan pada platform baik windows maupun Linux. Selain itu, MySQL merupakan program pengakses database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk Multi User (banyak pengguna).

Kelebihan lain dari MySQL adalah ia menggunakan bahasa Query standar yang dimiliki SQL My Structure Query Language). SQL adalah suatu bahasa permintaan yang terstruktur yang telah distandarkan untuk semua program pengakses database seperti Oracle, Posgres SQL, SQL Server, dan lain-lain.

Sebagai program penghasil database, MySQL tidak dapat berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain (interface) MySQL dapat didukung oleh hampir semua program aplikasi baik open source maupun yang tidak, yang ada pada platform windows seperti: VB, Delphi dan lainnya.

b) Visual Basic.NET 2008

Versi ini merupakan versi terbaru yang dirilis oleh Microsoft pada tanggal 19 November 2007, bersamaan dengan dirilisnya Microsoft Visual C# 2008, Microsoft Visual C++ 2008, dan Microsoft .NET Framework 3.5.

Dalam versi ini, Microsoft menambahkan banyak fitur baru, termasuk di antaranya adalah:

1) Operator If sekarang merupakan operator ternary (membutuhkan tiga operand), dengan sintaksis If (boolean, nilai). Ini dimaksudkan untuk mengganti fungsi IIF.

2) Dukungan anonymoustypes

3) Dukungan terhadap Language Integrated Query (LINQ)

4) Dukungan terhadap ekspresi Lambda

5) Dukungan terhadap literal XML

6) Dukungan terhadap inferensi tipe data.

7) dukungan terhadap 'LINQ'

BAB III

ORGANISASI

1. Sejarah Organisasi

CV. HIJAU NATURAL adalah perusahaan percetakan print offset yang siap melayani apapun kebutuhan anda dengan produk dan layanan yang inovatif dan berkualitas. Hampir semua kebutuhan cetak yang anda perlukan dapat kami wujudkan baik dari yang masih berupa konsep, maupun yang sudah berupa FA (Final Artwork).

Sejak beroperasi CV. HIJAU NATURAL langsung menjadi salah satu percetakan yang diandalkan oleh berbagai perusahaan, instansi, maupun masyarakat daerah Tangerang khususnya di Ciputat dan sekitarnya karena lengkapnya pelayanan yang kami berikan baik pelayanan langsung maupun online. Selain terbukti menghasilkan produk dan pelayanan yang inovatif dan berkualitas tinggi, letak CV. HIJAU NATURAL yang sangat strategis juga menjadi satu alasan kuat mengapa masyarakat menjadikan CV. HIJAU NATURAL sebagai percetakan andalan.

2. Visi dan Misi

Sudah merupakan suatu keharusan bahwa suatu organisasi harus memiliki visi serta misi yang dijalankan guna mencapai tujuan utama dari organisasi tersebut. Oleh karena itu CV. HIJAU NATURAL memiliki visi dan misi dalam menjalankan roda kegiatan organisasi perusahaan ini. Adapun visi dan misi dari CV. HIJAU NATURAL adalah sebagai berikut :

a) Visi Organisasi

Menjadi perusahaan percetakan yang dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan produk yang berkualitas dan senantiasa meningkatkan produktivitas demi kemajuan perusahaan.

b) Misi Organisasi

1) Kepuasan Pelanggan

2) Cetakan Berkualitas dan Tepat Waktu

3) Meningkatkan Kemampuan Karyawan

4) Mengikuti Perkembangan Teknologi.

3. Struktur Organisasi

Di dalam badan usaha baik perusahaan besar maupun kecil, struktur organisasi merupakan suatu hal yang sangat penting. Karna dengan adanya struktur organisasi, kegiatan - kegiatan yang ada dalam perusahaan atau organisasi diharapkan dapat berjalan dengan baik dan benar sesuai dengan tugas masing – masing bagian dalam perusahaan atau organisasi tersebut.

Struktur organisasi merupakan pembagian kerja dan hubungan kerja dalam organisasi sehingga terwujud suatu kerjasama yang harmonis dari bagian – bagian dalam perusahaan atau organisasi. Dalam suatu struktur organisasi terdapat suatu proses penerapan dan pembagian tugas yang dilakukan dan adannya suatu pembatasan tanggung jawab serta wewenang dari masing – masing bagian dalam tugasnya.

4. Penjelasan Unit Kegiatan Yang Menjadi Tempat Riset

Unit kegiatan yang menjadi tempat riset penulis adalah CV. HIJAU NATURAL. Sebuah usaha yang bergerak dibidang percetakan. Pada usaha tersebut penulis lebih mengkhususkan permasalah yang akan diangkat menjadi riset, yaitu tentang Sistem Informasi Percetakan di CV. HIJAU NATURAL. Percetakan adalah salah satu bagian yang merupakan suatu yang terpenting didalam perusahaan ini karena apabila dalam pendataan maupun pelayanan yang tidak baik, maka akan menghasilkan atau menyebabkan manajemen yang tidak baik.

Berdasarkan observasi yang telah dijalankan ternyata percetakan ini jika tidak dibantu dengan sistem yang baik, akan menyulitkan staff karena data yang sudah ada harus ditulis secara manual dan secara berulang – ulang. Masalah ini dapat menghabiskan waktu serta tenaga dan masalah – masalah lain yang mungkin akan timbul akibat tidak adanya sistem komputerisasi pada percetakan ini.

5. Arsitektur Teknologi Informasi

a) Perangkat Keras (Hardware) yang digunakan

Adapun Hardware yang saat ini digunakan pada CV. HIJAU NATURAL, sebagai berikut :

1) Processor : Intel(R) Core(TM) i3-3240 CPU @ 3.40GHz (4 CPUs),

~3.4GHz

2) Mainboard : Asus P8H61M-C intel LGA 1155

3) Harddisk : WDC WD16-60M0A 160GB

4) Memory (RAM) : 4GB

5) Monitor : Samsung 19”

6) DVD Drive : Samsung CDDVDRW SH-222BB SCSI

7) Printer : canon MG3570

8) Keyboard : Logitech

9) Mouse : Logitech

b) Deployment Diagram

Deployment diagram menggambarkan arsitektur sistem, pemetaan hardware dalam infrastruktur sistem atau gambaran semua node yang ada pada network, koneksi antar node tersebut dan proses yang terjadi satu sama lainnya.

Gambar Infrastruktur Hardware yang ada pada CV. HIJAU NATURAL dengan deployment diagram :

1. Proses Bisnis Percetakan CV. HIJAU NATURAL

Proses bisnis dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari proses dan berisi kumpulan aktifitas yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi.

Suatu proses bisnis yang baik harus memiliki tujuan – tujuan seperti mengefektifkan, mengefisiensikan dan membuat mudah untuk beradaptasi pada proses – proses didalamnya, artinya proses bisnis tersebut harus merupakan proses bisnis yang berorientasikan pada jumlah dan kualitas output, minimal dalam menggunakan sumber daya dan dapat diadaptasi sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pasar.

Berikut ini adalah proses bisnis yang terjadi di Percetakan CV. HIJAU NATURAL :

a) Proses Pemesanan

1) Customer Retail

Customer datang ke percetakan membawa design yang ingin dicetak dan menyerahkan design ke staff pemesanan. Staff Pemesanan menanyakan dengan rinci spesifikasi bahan yang ingin di cetak, lalu Staff Pemesanan menyerahkan design ke Staff Produksi. Setelah itu Staff Produksi mencetak satu contoh untuk Customer jika Customer setuju dengan hasil contoh cetakan tersebut maka Staff Produksi melanjutkan pencetakan hingga selesai. Dan Staff Pemesanan membuatkan nota.

2) Customer Partner

Customer memesan lewat telepon atau email lalu mengirim design dan PO melalui email. Staff Pemesanan akan mencetak PO dan Invoice lalu memberikan design ke Staff Produksi yang siap untuk dicetak.

b) Proses Pembayaran

Staff Pemesanan berikan Nota kepada Customer kemudian Customer membayar pesanan kepada kasir dan kasir menerima pembayaran lalu menyerahkan nota yang sudah dibayarkan kepada Customer untuk pengambilan barang di Staff Pemesanan. dan staff pemesanan menyerahkan Nota putih dan barang pesanan kepada Customer.

c) Proses Pengiriman Barang Pesanan Customer Partner

Staff Pemesanan mencetak surat jalan dan menyerahkan ke bagian Staff Pengiriman. Dan Staff Pengiriman mengambil barang yang akan dikirim dan mengirim barang ke alamat Customer.

d) Proses Penagihan

Staff Pemesanan menyerahkan PO, invoice dan surat jalan kepada bagian Staff Penagihan, Staff Penagihan melakukan penagihan kepada Customer dan Staff Penagihan mendapatkan tanda terima dari Customer dan staff pemesanan mencetak kwitansi.

e) Proses Pembuatan Laporan

Staff Pemesanan membuatkan laporan penjualan harian dan menyerahkan kepada pemilik.

2. Activity Diagram

Activity Diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang dirancang, bagaimana masing – masing alur berawal, Decision yang mungkin terjadi dan bagaimana mereka berakhir. Berikut ini Activity Diagram yang terjadi dalam sistem berjalan pada CV. HIJAU NATURAL adalah sebagai berikut :

BAB IV

PEMBAHASAN

1. Proses Bisnis Sistem Usulan

Berikut ini dalah proses bisnis yang disajikan pada sistem sistem kerja yang baru, sistem kerja terdapat pada beberapa bagian yaitu :

a) Proses Penerimaan Pesanan

1) Customer Retail

Customer datang ke percetakan membawa design, lalu memesan sesuai keinginan. Setelah itu Staff Pemesanan entry pesanan Customer. Lalu Staff Pemesanan mencetak surat pesanan dan menyerahkan ke Staff Produksi beserta design setelah itu Staff Produksi mencetak satu contoh untuk Customer, jika Customer setuju dengan hasil contoh cetakan tersebut maka Staff Produksi melanjutkan percetakan sampai selesai, apabila Customer tidak setuju maka Customer melakukan konfirmasi ke Staff Produksi. Dan Staff Pemesanan mencetak nota

2) Customer Partner

Customer memesan lewat telepon atau email lalu mengirim PO dan design lewat email. Staff Pemesanan entry pesanan Customer. Lalu Staff Pemesanan mencetak surat pesanan lalu menyerahkan ke Staff Produksi beserta design untuk pengerjaan pesanan. Dan Staff Pemesanan mencetak invoice untuk Customer.

b) Proses Pembayaran

Staff Pemesanan memberikan nota kepada Customer kemudian Customer menyerahkan nota untuk melakukan pembayaran kepada Kasir. Setelah itu Kasir menyerahkan kembali nota yang sudah dibayarkan kepada Customer untuk pengambilan barang di Staff Pemesanan dan Staff Pemesanan menyerahkan Nota putih dan barang pesanan kepada Customer.

c) Proses Pengiriman Barang Pesanan Customer Partner

Staff Pemesanan entry pengirimin dan mencetak surat jalan kemudian menyerahkan barang pesanan dan surat jalan ke Staff Pengiriman dan Staff Pengiriman mengirim barang pesanan ke alamat Customer.

d) Proses Penagihan

Staff Pemesanan menyerahkan PO,invoice dan surat jalan kepada bagian Staff Penagihan, Setelah itu Staff Penagihan Melakukan penagihan kepada Customer Partner kemudian Customer Partner membayar tagihan lalu Staff Penagihan menerima surat tanda terima dari Customer Partner dan staff pemesanan mencetak kwitansi.

e) Proses Pembuatan Laporan

Setiap bulannya Staff Pemesanan akan mencetak laporan, yaitu :

1) Laporan Pendapatan

2) Laporan Pemesanan

3) Laporan Pengiriman

Kemudian Staff Pemesanan menyerahkan laporan tersebut setiap bulan yang kemudian diserahkan kepada Pemilik.

BAB V

PENUTUP

1. Kesimpulan

Dari kesimpulan Kuliah Kerja Praktek yang telah dilakukan di percetakan CV. HIJAU NATURAL, penulis memiliki kesimpulan dalam penyelesaian masalah yang dihadapi percetakan CV. HIJAU NATURAL:

a) Dengan adanya sistem informasi administrasi percetakan, staff pemesanan dapat meng-entry pesanan dengan melakukan entry data surat pesanan, sehingga data pesanan menjadi lebih akurat dan proses pendataan menjadi lebih efisien karena sudah terkomputerisasi.

b) Laporan cetak pemesanan yang telah dibuat dapat digunakan untuk mencari data pelanggan dan data history pemesanan, sehingga dapat dengan mudah melakukan pencarian data pelanggan dan history pemesanan.

c) Penyimpanan data yang telah menggunakan sistem basis data (database), sehingga tersedianya penyimpanan dokumentasi yang efisien.

2. Saran

Adapun saran untuk percetakan CV. HIJAU NATURAL yaitu:

a) Proses mengharapkan proses bisnis yang baru dapat dijalankan dengan baik, sehingga dapat mengatasi masalah yang ada.

b) Setiap orang yang terlibat dalam organisasi percetakan CV. HIJAU NATURAL mampu saling berkoordinasi dan bekerja sama agar tercipta proses bisnis yang nyaman dan efektif dalam memberikan pelayan kepada customer.

c) Diharapkan untuk percetakan CV. HIJAU NATURAL mengimplementasikan sistem percetakan administrasi yang telah dibuat dan dijalankan secara komputerisasi dengan menggunakan aplikasi berbasis desktop.

"mau baca selengkapnya silakan klik disini" penjelasan yang lebih lengkap yang disertai dengan source code dan desain tampilan di sertai juga atribut lainnya dalam format pdf

Baca Selengkapnya »

SerbaSerbi

Pages

Jual LOGITECH OPTICAL MOUSE B100 USB PORT - dayatshop | Tokopedia

Jual Segotep Fan Casing YF-12CM - Red Blue and Green LED - (Hydro Bearing) - dayatshop | Tokopedia

dayatshop - Jakarta | Tokopedia

Rancangan sistem informasi administrasi percetakan pada CV. HIJAU NATURAL